Arbetsförmedlingen sparar 5000 arbetstimmar/år
Så klarar Arbetsförmedlingen framtidens krav på identitetshantering
Ett vanligt scenario är att åtgärder för ökad säkerhet också gör arbetet krångligare. På Arbetsförmedlingen räknar man tvärtom med att införandet av ett nytt standardbaserat IdM-verktyg skall gå mot strömmen och istället erbjuda en säkrare miljö som gör arbetet enklare.
Med drygt 10 000 medarbetare fördelade över 68 arbetsmarknadsområden finns mycket att vinna på en automatiserad, säker identitetshantering. Tillsammans med Heimore och Sun arbetar Inserve med de flesta funktionerna i arbetet med att ersätta Arbetsförmedlingens befintliga system med det mer standardbaserade Sun Identity Manager och inloggningsverktyget Pisa för access management. Fram till idag har Arbetsförmedlingens identitetshantering varit relativt manuell och t ex inneburit att flera instanser varit direkt inblandade även i rutinarbete som när en ny medarbetare skall tilldelas konton och rättigheter. Med den nya lösningen följer avsevärt förbättrade möjligheter att arbeta med en delegerad men automatiserad och centralt styrd behörighetsadministration.
Krav på både säkerhet och effektivitet
”Det var ingen enskild händelse som initierade arbetet med en ny lösning. Även om vissa brister uppmärksammats, bl a när medarbetare börjat och slutat, har Arbetsförmedlingen snarare arbetat generellt med ett större fokus på säkerhets- och behörighetsaspekter”, säger chefen för Arbetsförmedlingens IT-stab Håkan Persson. I nuläget ligger fokus på att lansera den tekniska plattformen. Nästa steg blir att införa nya flöden och rutiner. I steg tre kommer arbetet inriktas på rollhanteringen.
”Även om det här i grunden är ett verksamhetsprojekt snarare än ett teknikprojekt har vi valt att börja med att lösa de tekniska aspekterna framför att fokusera på själva processerna. För den som skall ta sig an ett IdM-projekt handlar det delvis om att inte försöka gripa efter allt på en gång utan avgränsa arbetet i hanterbara
etapper.
Arbetsförmedlingen är en stor organisation med den stora organisationens utmaningar. Genom att genomföra införandet av den nya identitetshanteringen stegvis behåller vi kontrollen och förutsättningarna att lyckas. Vi ser att det här har alla förutsättningar att bli bra och innebära stora vinster för Arbetsförmedlingen. Fullt genomförd uppskattar vi att den nya lösningen för identitetshantering besparar oss minst 5 000 arbetstimmar/år”, säger Håkan Persson.
Standardlösning med möjlighet att anpassa efter behov
Sun Identity Manager har ett webbgränssnitt avsett för IdM-administratörer och ett i det närmaste tomt gränssnitt avsett för självbetjäning och kundanpassningar av olika slag. Den nya lösningen kommer göra så få ändringar som möjligt i administrationsgränssnittet jämfört med tidigare. Varje ansluten resurs skall ha ett eget fungerande formulär som sedan kan användas både för att visa och editera attribut. De funktioner i Identity Manager som används dagligen av Arbetsförmedlingens personal skall finnas tillgängliga i det s k user-gränssnittet. Här skall formulären presenteras på svenska och vara så användarvänliga som möjligt.
Sami Mäkelä, CTO på Heimore som varit involverade i arkitekturen kring såväl IdM-projektet som det näraliggande access management-projektet Pisa säger så här om möjligheterna: ”Själva grundidén med IdM-verktyget är att ha just ett verktyg för administrationen av behörighetsuppgifter. När slutanvändaren vill komma åt information reglerar Pisa behörigheten i ”runtime” utifrån det informationsunderlag som Suns Identity Manager administrerar. Det skapar i sin tur en högre säkerhet genom att exempelvis användarkonton kan införas och avslutas med stor precision. Dessutom blir arbetet generellt sett effektivare då medarbetare kan komma igång snabbare och köerna hos helpdesken kan kortas ner.
Med en automatiserad central teknik men distribuerad användning ökar också möjligheterna att möta de utmaningar som inte minst den offentliga sektorn står inför. Här finns tydliga sparkrav men också en utveckling där en stor mängd personal kommer att sluta inom 10-15 år. Att då ha minskat andelen förhållandevis trist och rutinartat arbete kommer öka möjligheterna att attrahera nya unga medarbetare. Här finns en tydlig utveckling där effektivt IT-stöd kan möta framtida utmaningar.”
Projektet med Arbetsförmedlingens nya IdM-lösning har liksom arbetet med Pisa till större delen varit konsultdrivet. ”Det arbete som nu bedrivs kommer ha stor framtida påverkan på Arbetsförmedlingen och ge oss stora fördelar jämfört med tidigare. Det är också projekt där vi ställt stora krav på medverkande konsulter. Arbetet med Inserve och Heimore har i det avseendet fungerat väldigt bra och vi har ett mycket stort förtroende för deras kompetens inom dessa områden”, säger Michael Christensson, administrativ projektledare på Arbetsförmedlingen.
